Se você gasta horas procurando recibos para imposto de renda, receita de óculos ou o termo de garantia do seu eletrodoméstico, esse é o momento de criar um esquema de organização para os seus documentos. Confira algumas dicas para facilitar esse processo.

Crie categorias e use cores diferentes

Seja em caixas, pastas, arquivos ou fichários, a organização por cores ajuda a encontrar rapidamente o documento. Para isso, crie categorias que façam sentido para você e atribua uma cor diferente a cada uma. As cores podem aparecem nas pastas, etiquetas ou divisórias. Você também pode criar subcategorias que facilitem a localização.

Crie um sistema de triagem

Como nem sempre você terá tempo para organizar de cara os papéis novos que chegam, uma dica é criar uma estação de triagem para arquivos temporários. Crie categorias inteligentes, como Ler, Arquivar, Resolver Esta Semana, para deixar a organização mais clara.

Organize as contas em 3 níveis

As contas podem ser colocadas no arquivo de triagem quando chegam, no arquivo daquele ano, depois de pagas – por exemplo numa pasta sanfonada dividida pelos meses – e num arquivo “definitivo” quando o ano acaba.

Deixe à vista convites e informações de eventos futuros

Crie um arquivo de fácil acesso para documentos relacionados a eventos futuros, como convites, exames para a próxima consulta ou mesmo a lista de compras do mercado. Você pode aproveitar o mesmo organizador para armazenar a lista de tarefas a serem cumpridas em determinado dia ou semana, caso não tenha um controle digital dos compromissos.

Crie um arquivo específico para as memórias escolares das crianças

Essa é uma ótima forma de preservar a memória da vida escolar dos filhos. Cada filho deve ter o seu próprio arquivo e ser corresponsável por ele. As divisórias podem ser baseadas na fase escolar. Vocês podem decidir juntos o que guardar de cada fase, sem excessos.

Elimine o que for desnecessário

A dica mais simples e também a mais eficiente de todas na hora de organizar a papelada: livre-se do excesso, mande para a reciclagem tudo o que for desnecessário. Por segurança, use um triturador para destruir documentos e outros arquivos confidenciais.